lunes, 31 de diciembre de 2012

Recomendaciones para tu lista de propósitos

Termina un año y otro comienza. Hacemos balance de este año, pensamos que fue malo y deseamos que el que año que viene sea mucho mejor.

Parece que los seres humanos buscamos un día especial en el año para deseos especiales: Nochevieja, Año Nuevo, San Valentín, el Día de la Madre o el Padre, el Día del Trabajador, cumpleaños, etc. Puede que nuestra mala memoria necesite identificar un día concreto para recordar algo especial, además de promover el comercio y hacer fluir la economía, cuando, científicamente, un día es un día, lo llamemos A o B. Pero, curiosamente, ese día A o B, algo especial ocurre. Y ocurre, porque nosotros causamos ese efecto: hacemos que ocurra.

Una de las cosas que más me gustan de Fin de Año es que muchas personas suelen reflexionar sobre cómo ha ido el año, y empiezan a identificar qué cosas mejorar, elaborando una lista de propósitos para el siguiente año. Esta lista contiene deseos, sueños u objetivos a cumplir: adelgazar, conseguir un trabajo, ganar más dinero, ser más felices, etc. En el momento de su redacción hay mucha ilusión y muchas buenas intenciones. Se empieza el año con ganas y energía, pero rápidamente, cuando los intentos no dan resultados inmediatos, en la mayor parte de los casos se pierde esa ilusión y se termina abandonando. Y no hay nada más desilusionante que un sueño abandonado.

Voy a facilitarte una serie de recomendaciones para crear tu lista de propósitos para el nuevo año, así como unos consejos para ayudarte a cumplirlos.

viernes, 21 de diciembre de 2012

Feliz Navidad y Próspero Año 2013 / Merry Christmas and a Happy New Year 2013


Queridos amigos / Dear friends,

Os deseo, de todo corazón y con cariño, que tengáis una muy feliz Navidad, y que el año 2013 sea próspero, lleno de amor, felicidad, salud y trabajo. No dejéis de soñar ni de perseguir vuestros sueños.

I wish you, with all my heart and my love, that you have a very merry Christmas, and a prosperous 2013, full of love, happiness, health and work. Do not fail to dream and pursue your dreams.

Abrazos y besos para todos / Hugs and kisses for everybody,


Rafael Hernampérez Martín
Cing Coaching & Consulting
Information Technologies Manager
Email: rafinguer@gmail.com
Web: http://rafaelhernamperez.com
Twitter: @rafinguer / @rhernamperez Facebook:
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lunes, 17 de diciembre de 2012

Recordando al viejo Spectrum

Se acercan las Navidades, y con ellas llegan la nostalgia y los grandes recuerdos. Es un buen momento para desempolvar los bits de cientos de juegos que durante los 80 y parte de los 90 nos hicieron compañía y llenaron nuestros días de ocio.En esta ocasión le damos la oportunidad al Spectrum, aquel humilde ordenador que divirtió y enseñó informática a varias generaciones.

martes, 4 de diciembre de 2012

La Web ha de ser Libre y Abierta

En el mes de Diciembre, algunos gobiernos se reunirán a puerta cerrada para decidir y determinar el control y la censura en la Web. Entre estos gobiernos se encuentran algunos que son represivos que y están en contra de la libertad en Internet.

Hoy, más que nunca, se hace necesario elevar la voz, manifestar y defender la libertad. La libertad permitó construir una Web grande y universal, y una sociedad más unida y democrática. No dejemos que sea una anécdota.

Por un futuro libre, firma y exprésate:

Plataforma Free and Open: http://www.freeandopenweb.com
Google Take an Action: https://www.google.com/takeaction

Divulga este comunicado en tus emails y en tus redes sociales. Exprésate con el tag #freeandopen

Entre todos lograremos que Internet siga siendo libre y abierta.

lunes, 3 de diciembre de 2012

Instalación de codecs multimedia en Fedora

Para actualizar e instalar  codecs multimedia en Linux Fedora, escribir el siguiente comando en la consola:

$ yum install gstreamer-plugins-bad gstreamer-plugins-bad-free-extras gstreamer-plugins-bad-nonfree gstreamer-plugins-ugly gstreamer-ffmpeg libdvdread libdvdnav gstreamer-plugins-good lsdvd libdvbpsi ffmpeg ffmpeg-libs gstreamer-ffmpeg libmatroska xvidcore xine-lib-extras-freeworld

domingo, 2 de diciembre de 2012

Flash en Fedora

Aún sigue siendo necesario el uso de Flash en muchas páginas Web. Adobe ha dejado de dar soporte a esta tecnología en Linux, y en algunas páginas se demanda la última versión.

Para instalar la última versión de Flash soportada actualmente en Linux  (la 11.2), ejecutar el siguiente comando desde la consola:

$ sudo yum -y install flash-plugin 

Hay una alternativa libre a Flash, llamada Lishgspark, pero sus paquetes están orientados a Debian, y el comando apt add-repository no está disponible en Fedora.

Para poder instalar LightSpark, así como otras aplicaciones que no están en el repositorio oficial de Fedora, podemos instalar el repositorio RPM Fusion (http://rpmfusion.org). Este repositorio incluye aplicaciones tanto libres como privativas, precompiladas en paquetes rpm. Actualmente soporta las versiones de Fedora 15, 16 y 17, y de RHEL (Red Hat Entreprise Linux) 5 y 6.

Lo primero que hemos de hacer es instalar el repositorio localmente mediante el siguiente comando:

$ su -c 'yum localinstall --nogpgcheck http://download1.rpmfusion.org/free/fedora/rpmfusion-free-release-stable.noarch.rpm http://download1.rpmfusion.org/nonfree/fedora/rpmfusion-nonfree-release-stable.noarch.rpm'

Una vez hecho esto, arrancamos Yum Extender, quien reconocerá el nuevo repositorio y permitirá agregarlo y bajar todas sus actualizaciones. Una vez agregado, podemos buscar Lightspark e instalarlo.

Otra forma de instalarlo es mediante los siguientes comandos:

- Reproductor independiente:

sudo yum install lightspark –enablerepo=rpmfusion-free-updates-testing

- Plugin de Mozilla:

sudo yum install lightspark-mozilla-plugin --enablerepo=rpmfusion-free-updates-testing


Enlaces de Interés
RPM Fusion | Página Oficial de RMP Fusion
Lightspark | Página Oficial de Lightspark
Ver también | Gestión de software y paquetes en Fedora 
Yum Extender | Página Oficial de Yum Extender

Gestión de software y paquetes en Fedora

El gestor de paquetes yum

La distribución Fedora trae consigo un potente y avanzado gestor de paquetes llamado yum, basado en el clásico rpm. Este gestor se utiliza desde la consola de comandos. He aquí los comandos más básicos:

$ man yum
Ayuda sobre yum

$ yum list
Lista todos los paquetes del repositorio de yum

$ yum list available
Lista los paquetes disponibles

$ yum list updates
Lista los paquetes con actualizaciones

$ yum list installed
Lista los paquetes instalados

$ yum install paquete1 [paquete2...]
Instala los paquetes especificados

$yum update paquete1 [paquete2...]
Actualiza los paquetes especificados

$ yum check-update
Verifica si hay alguna actualización nueva del alguno de los paquetes instalados

$ yum remove paquete1 [paquete2...]
Elimina un paquete del sistema

$ yum erase paquete1 [paquete2...]
Idem a remove


Centro de Software Yum Extender (yumex)
A muchos usuarios, el uso de comandos les puede parecer complicado, y prefieren una interfaz gráfica que le permita gestionar mejor los paquetes. Esta interfaz se llama Yum Extender, y permite buscar y seleccionar los paquetes que necesitamos de una manera muy visual e intuitiva, ya sea por el nombre de la aplicación, por la categoría de software o el grupo, de forma muy similar al Centro de Software que tiene Ubuntu o Linux Mint.


Para instalar Yum Extender, escribir el siguiente comando en la consola:

$ su -c 'yum install yumex'

Solicitará la constraseña de administador para su instalación. 


El gestor de paquetes apt

El gestor de paquetes apt es el utilizado por las distribuciones basadas en Debian, tales como Ubuntu o Linux Mint. Además de su sencillez, destaca por la cantidad de software que contiene sus repositorios.

Es posible añadir este gestor de paquetes a Fedora, complementando a yum. Para ello, lo instalamos mediante el siguiente comando desde la consola:

$ sudo yum install apt

Los comandos más básicos de apt son los siguientes:

$ apt-get -h
Ayuda sobre apt

$ apt-get install paquete1 [paquete2...]
Instala los paquetes especificados

$ apt-get remove paquete1 [paquete2...]
Desinstala los paquetes especificados

$ apt-get update paquete
Actualiza el paquete a la última versión

$ apt-get upgrade
Actualiza el sistema a la última versión de todos los paquetes instalados


Centro de Software Synaptic

El centro de software Synaptic es el utilizado por las distribuciones basadas en Debian, basada en apt, y permite la instalación de paquetes rpm y deb.


Para instalar Synaptic, ejecutar el siguiente comando desde la consola:

$ sudo yum install synaptic

Por defecto, Synaptic utilizará el repositorio de Fedora para la gestión de paquetes, pero es posible especificar otros repositorios y ampliar así el inventario y las posibilidades de software de nuestro sistema Linux.



Enlaces de Interés
Comandos yum | Tutorial de comandos yum
Comandos apt | Tutorial de comandos apt
Yum Extender | Página oficial de Yum Extender
Synaptic | Página oficial de Synaptic

lunes, 12 de noviembre de 2012

Liberado Linux Mint 14 "Nadia"

Acaba de ser liberada la versión 14 de Linux Mint, la distribución Linux más popular del momento, por delante de Mageia y Ubuntu (según el ranking de Distrowatch).

Linux Mint está basada en Ubuntu, pero tiene la particularidad de no utilizar el escritorio Unity, si no un MATE (un fork (bifurcación) de Gnome 2, el cual ya no se continúa ni soporta) o Cinnamon (una mejora de Gnome Shell, Gnome 2 y 3, que extrae lo mejor del hardware para un mejor diseño y una mejor experiencia de usuario).  Así mismo, Linux Mint se ha distinguido por un diseño elegante y bien cuidado, el cual hace las delicias de cualquier usuario.

Algunas de las  nuevas características de Linux Mint 14 "Nadia", son las siguientes:

  • MATE 1.4. Escritorio clásico Gnome 2.
  • Cinnamon 1.6. Escritorio mejorado.
  • Workspace OSD. Espacios de trabajo.
  • Window Quick List. Applet que lista todas las ventanas abiertas en todos los espacios de trabajo.
  • Notifications. Applet de notificaciones en la barra de herramientas.
  • Miniaturas y previsualización de ventanas al pulsar Alt + Tabulador.
  • Applet de sonido mejorado. 
  • Explorador de archivos Nemo. Específico de Cinnamon.
  • GEdit 3.
  • Mejoras de arte.
  • Mejoras del Gestor de Software.




Los requisitos mínimos para instalar y ejecutar Linux Mint 14 "Nadia" son los siguientes:
  • Procesador x86
  • 512 MB RAM (recomendable 1 GB para un uso confortable)
  • 5 GB  Disco Duro
  • Tarjeta gráfica con capacidad de 800 x 600 píxeles
  • Unidad CD/DVD o puerto USB

Enlaces de interés


martes, 6 de noviembre de 2012

20 herramientas indispensables para mejorar la productividad

Sea cual sea tu método de organización, hay una herramienta indicada para sacar el mayor provecho a tu trabajo y ser más productivo. La siguiente colección de herramientas son una valoración personal y objetiva sobre las mejores que he encontrado a lo largo de mi carrera profesional, y basada en mi experiencia. Mi consejo es que las pruebes y decidas tú mismo cuál se adapta mejor a tu forma de trabajo, independientemente de la nota con la que he calificado la herramienta.

Navaja Suiza

He clasificado todas las herramientas en diferentes categorías funcionales:

    • Notas Gestión de notas.
    • ToDo Lista To Do (por hacer), o lista de tareas.
    • ToDo avanzado List To Do (por hacer) con funcionalidades avanzadas.
    • Kanban Tableros Kanvan, en donde las tareas van cambiando de flujo o estado.

viernes, 2 de noviembre de 2012

Cuida tus herramientas para ser más productivo

Las herramientas son lo más semejante nuestra mano para trabajar. La salud de nuestras herramientas está íntimamente ligada a la salud de nuestra productividad y de nuestro trabajo.

Workshop Imagen original de Doug Powel, extraída de Stockvault: http://www.stockvault.net/photo/108522/grampas-workshop

 

martes, 30 de octubre de 2012

viernes, 5 de octubre de 2012

Liberado LibreOffice 3.6.2

Acaba de ser liberada la versión 3.6.2 de LibreOffice, la mejor suite ofimática libre, y la mejor alternativa a Microsoft Office, disponible para Windows, Linux y MacOS, en la que trabajan unos 500 desarrolladores de todo el mundo. Esta nueva versión ofrece mayor calidad y estabilidad, resolviendo algunos bugs.
LibreOffice está disponible en 30 idiomas, y viene configurado con un editor PDF, un formato de documento estándar que puede ser abierto por cualquier usuario en cualquier ordenador, dispositivo y sistema operativo. Así mismo, los formatos de documento que gestiona son compatibles con la mayor parte de aplicaciones ofimáticas, tanto privativas como libres, incluyendo a Microsoft Office.

Con 20 años de experiencia, LibreOffice se postula como un producto de alta calidad, estable y funcional.  Su comunidad es ingente e internacional, con voluntarios entusiastas que ayudan en su diseño, construcción y desarrollo, así como también en ayudar a los usuarios.

La suite está compuesta de las siguientes aplicaciones:
  • Writer: Procesador de textos potente y versátil, compatible con otros procesadores, como Microsoft Office. Utilízalo para cualquier cosa, desde esbozar rápidamente una carta hasta producir un libro entero, con tablas de contenidos, ilustraciones embebidas, bibliografías y diagramas. El autocompletado mientras escribes, autoformato y chequeo automático de ortografía, hacen fáciles las tareas difíciles (aunque es fácil de desactivar, si lo prefieres). Writer es suficientemente potente como para abordar tareas de publicación tales como periódicos multicolumna y folletos. El único límite está en tu imaginación
  • Calc: Esta hoja de cálculo domina tus números y te ayuda con las decisiones complejas cuando estás evaluando las alternativas. Realiza análisis de tus datos con Calc, y luego utilízalo para presentar tus resultados finales. Las herramientas de gráficos y anáslisis ayudan a traer transparencia a tus conclusiones. Un sistema completo de ayuda integrada hace más fácil el trabajo de introducción de fórmulas completas. Añade datos de bases de datos externas, como SQL u Oracle, y luego ordena y filtra datos para producir análisis estadísticos. Utiliza las funciones gráficas para visualizar un gran número de gráficas 2D y 3D a partir de 13 categorías, incluyendo el de línea, área, barras, pie, x-Y, y matriz - con docenas de variaciones disponibles, de los que estarás seguro de encontrar uno para vestir tu proyecto.
  • Impress: Es la forma más rápida y efectiva de crear presentaciones multimedia. Las animaciones sorprendentes y los sensacionales efectos especiales te ayudarán a convencer a tu audiencia. Crea presentaciones que parecen más profesionales que las presentaciones estándar que ves normalmente en el trabajo. Atrae la atención de tus compañeros y jefes creando algo diferente.
  • Draw: Te permite crear diagramas y bocetos desde cero. Una imagen vale más que mil paabras, así que ¿por qué no intentar algo sencillo con diagramas hechos con líneas y cajas? O también, yendo más lejos, construyendo fácilmente ilustraciones en 3D y con efectos especiales. Es tan simple o tan poderoso como quieras que sea.
  • Base: Es la base de datos la suite LibreOffice. Con Base, puedes integrar perfectamente tus estructuras de bases de datos existentes en otros componentes de LibreOffice, o crear una interfaz para utilizar y administrar tus datos como una aplicación independiente. Puedes usar tablas importadas y enlazadas y consultas desde MySQL, PostgreSQL o Microsoft Access y otras muchas fuentes de datos, o diseñar las tuyas propias con Base, para construir poderosas interfaces de usuario con formularios, informes y vistas. El soporte está incorporado o es fácilmente añadible para un rango muy amplio de productos de bases de datos, particularmente el provisto de forma estándar por HSQL, MySQL, Adabas D, Microsoft Access y PostgreSQL.
  • Math: Es un sencillo editor de ecuaciones que te permite preparar y visualizar tus ecuaciones matemáticas, químicas, eléctricas o científicas rápidamenteen notaciones escritas estándar. Incluso los cálculos más complejos pueden ser entendibles cuando se visualizan correctamente. E=mc2.

Enlaces de interés


Página Oficial | Página Oficial de LibreOffice
Anuncion Oficial | Anuncio oficial de LibreOffice 3.6.2
Características | Características de LibreOffice 3.6.x

Descarga | Descarga de LibreOffice

domingo, 30 de septiembre de 2012

Creatividad e ideas sin límites con Mural.ly

A veces surgen herramientas originales, creativas, sencillas y útiles, que nos ayudan a desarrollar nuestras ideas y nuestra creatividad. Mural.ly es un buen ejemplo ello, permitiéndonos crear rápidamente murales para nuestras lluvias de ideas, sin las restricciones de jerarquía de un mapa mental, con la particularidad de presentarlo con animaciones de zoom (de modo similar a Prezi), y, lo mejor de todo, en un entorno 100% web y colaborativo.


Murales

Un mural es un tablero o un contenedor en el que vamos añadiendo elementos que plasman nuestras ideas. Estos elementos pueden ser casi cualquier cosa, como una fotografía, un enlace, una parte selecciona de una página Web, un vídeo, un documento (PDF, Word, Excel, PowerPoint...), un icono, etc.


Elementos

En la parte izquierda se encuentra, en vertical, las distintas herramientas para agregar elementos al mural, clasificado por tres categorías: Content (Contenido) y Tools (Herramientas) y Show (Mostrar).

Content (contenido)

  • Web Content (contenido Web): Permite insertar cualquier tipo de contenido, desde fotos, vídeos, noticias, mapas, documentos de texto, presentaciones, etc., ya sea desde la Web o desde nuestro ordenador. En sí, esta opción de menú no tiene iconos ni botones para añadir, si no que, teniendo mural.ly abierto, desde otra ventana de navegador podemos seleccionar una noticia y arrastrar a la ventana del mural. Lo mismo vale para una foto de una página o de Instagram, un vídeo de Youtube, un documento en SkyDrive o de DropBox. También se pueden añadir elementos desde el Exporador de archivos.
  • Images (imágenes): Permite subir imágenes directamente desde el ordenador.

Tools (herramientas)

  • Text (texto): Permite insertar un texto en varios formatos:
    • Title: Título (texto de una línea)
    • Text Box: Caja de texto (texto de varias líneas)
    • Sticky Notes: Post-its de diferentes colores
  • Shapes (formas): Permite insertar diversas formas básicas:
    • Líneas de conexión.
    • Flechas de conexión de una o dos direcciones.
    • Círculo.
    • Cuadrado.
    • Triángulo.
    • Llave de esquema ({)
    • Carita (smile)
    • Monigote.
  • Stickers (pegatinas): Permite insertar diferentes iconos definidos.
  • Spaces (espacios): Permite insertar una estructura de organización de contenidos, tales como tablas (o matrices), líneas paralelas, círculos concéntricos, tableros kanvas, etc.
  • Backgrounds (fondos): Permite seleccionar una trama o textura como fondo del mural.

Show (Mostrar)
  • Comments: Bocadillos para comentarios.
  • Show: Permite definir áreas de zoom, en orden secuencial, para realizar presentaciones.

Acciones sobre el mural

En la parte superior de la interfaz aparece una barra negra. En la parte izquierda de la misma aparecen algunas opciones acciones generales a realizar sobre el mural.
  • My Murals (mis murales): Abandona el mural actual y accede a la colección de murales creados, a fin de poder seleccionar uno para trabajar con él.
  • Share (compartir): Permite realizar acciones para compartir el mural actual:
    • Facebook: Publicar en Facebook.
    • Twitter: Publicar en Twitter.
    • Download as image: Descargar como imagen.
    • Copy Mural link: Obtener el enlace público del mural (copiar al portapapeles).
    • Embed: Obtener el código HTML para publicar el mural en otras páginas web y blogs.
  • Invite collaborators: Permite invitar a otras personas para trabajar en colaborativamente en el mural.
  • Mural Privacy Settings: Configura la privacidad del mural: pública o privada.
En la parte derecha, de forma superpuesta, aparecen otras opciones de mural, más orientadas a la edición del mismo. En la parte superior aparece una barra para poder desplazarse por el mural y para gestionar el zoom sobre el mural.
En la parte inferior aparecen diversas opciones clasificadas en tres alturas:
  • Parte superior:
    • Previous-Next (flechas izquierda y derecha): Navegación secuencial a través de las áreas de zoom de la presentación.
    • Toogle Presentation: Activa o desactiva el modo presentación. En modo presentación, acapara toda la pantalla, ocultando ventanas y disponiendo las opciones y herramientas en el mínimo espacio, dando foco a los elementos del mural y a la presentación.
    • Fit to content: Realiza un zoom que abarca a todos los elementos del mural.
    • Go to fullscreen mode: Acapara toda la pantalla, sin minimizar ni organizar las herramientas.
  • Parte central: Representación gráfica del muro y del zoom actual.
  • Parte inferior:
    • Historial de actividad.
    • Colaboradores conectados.
    • Chatear con los colaboradores conectados.

Acciones sobre los elementos

Al hacer clic sobre un elemento, éste se selecciona, mostrando tres iconos, uno en diferentes esquinas:
  • Menú contextual (icono +): Al hacer clic sobre este icono, muestra un menú flotante con las opciones aplicables al elemento seleccionado.
  • Redimensionamiento (icono de flechas oblicuas): Permite cambiar el tamaño del elemento.
  • Giro (flecha girada): Permite gira el elemento.

Menú contextual

Haciendo clic con el botón derecho sobre un elemento, mostrará  un menú contextual (o flotante), con las opciones correspondientes a dicho elemento. Las opciones más comunes a todos los elementos son las siguientes:
  • Duplicate: Duplica el elemento.
  • Lock: Bloquea el elemento. No se puede editar.
  • Unlock: Desbloquea un elemento bloqueado.
  • Bring to front: Trae el elemento al frente, por encima del resto de elementos.
  • Send to back: Envía el elemento al fondo, por detrás del resto de elementos.
  • Delete: Elimina el elemento.

Visualización de elementos

Algunos elementos pueden ser documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, vídeos o imágenes. Hay dos maneras de reproducir o de visualizar estos elementos:
  • Doble clic sobre el elemento. Algunas veces no funciona bien, teniendo que insistir varias veces.
  • Clic derecho sobre el elemento (menú contextual), y opción "Open preview" (abrir vista preliminar) u "Open Video" (abrir vídeo).

Conclusiones

Mural.ly es una herramienta indispensable para capturar y organizar nuestras ideas y plasmar nuestros brainstormings (tormentas de ideas) de una forma gráfica y visual. A diferencia una herramienta de mapa mental, no tenemos las limitaciones que impone una jerarquía padre-hijo, con la consiguiente estructura de árbol. Con Mural.ly no hay límites en cómo representar nuestras ideas. Podemos usar texto, imágenes, notas, documentos o vídeos.

Otro aspecto importante es la potencia que ofrece en un entorno Web 2.0. No necesita instalación para funcionar, tan solamente un navegador, ya sea en un sistema Windows, Linux y o MacOS, o también desde una Tablet. Los colaboradores pueden trabajar en el mismo mural desde diferentes partes del mundo. La opción de chat es importante de cara a hablar, aclarar y expresar.

Mural.li aún está en fase beta, pero lo que podemos ver es impresionante. 

La interfaz es muy sencilla, cuidada, elegante e intuitiva. La experiencia de usuario es muy satisfactoria y natural. Con Mural.ly, el límite lo pone nuestra imaginación.


Lo mejor

  • Entorno Web.
  • Entorno colaborativo.
  • Interfaz sencilla, intuitiva y natural.
  • Modo presentación similar a Prezi.
  • Elementos de cualquier formato.
  • Soporte y equipo humano detrás del proyecto. Están atentos a todo, facilitando la comunicación y el feedback.

A mejorar

  • La visualización o la reproducción de elementos mediante doble clic falla bastante, aunque se pueda hacer también mediante el menú contextual.
  • Más galerías de formas, "pegatinas" y fondos.
  • Más iconos estándar para representar las ideas.


Enlaces

Página oficial | Página oficial de Mural.ly

jueves, 13 de septiembre de 2012

Gestión de tareas con kanban2go

Listas de tareas


En todo sistema de organización de tareas, la lista de tareas es la herramienta clave para trabajar en el día a día. Esta lista es generada por la revisión de tareas, la cual establece qué tareas van a incorporarse a la lista, sus prioridades y el compromiso de las mismas (fecha límite).

La lista de tareas no es sólo un plan de trabajo, si no también el elemento más vivo del sistema de organización, pues debe reflejar a cada momento la foto actual del trabajo. La naturaleza de esta lista es muy dinámica, por lo que debe actualizarse constantemente, debido a la finalización de las tareas o a cambios o a imprevistos, tales como la incorporación de tareas urgentes, cambios de prioridades, paralización de tareas por dependencias o riesgos no contemplados, etc.

El concepto más sencillo de lista de tareas el de "Lista por hacer" (o ToDo List, en inglés), que consiste en una sencilla lista de tareas, dispuestas una debajo de la otra, con una breve descripción y una pequeña cajita a la izquierda para marcar si la tarea se ha completado o no. Este tipo de listas, si bien es de aceptación universal y es eficiente, carece de información del estado de cada tarea, limitándose únicamente al estado de la marca: finalizada o no finalizada. Por otra parte, este tipo de listas es, más bien, de ámbito particular, por lo que su uso en un equipo de trabajo se hace difícil y desaconsejable.

Kanban permite una gestión de tareas más optimizada y eficiente, pues está concebido para su uso a nivel particular o en equipo, es muy visual e intuitivo, permite conocer el estado de cada tarea y da una visión instantánea del estado del conjunto de todas las tareas.

Kanban es muy utilizado en las implantaciones de metodología ágil (tales como SCRUM), siendo muy popular en el desarrollo de software. Ello no limita su uso en otros ámbitos de trabajo, pues es una herramienta, y como tal puede ser utilizada para conseguir su objetivo: la gestión eficiente de tareas. Toyota, por ejemplo, utiliza Kanban desde hace varias décadas para organizar, priorizar y gestionar el trabajo de sus equipos en la fabricación de automóviles.

Básicamente, Kanban está compuesto por un tablero, el cual está dividido, horizontalmente, en tres partes, que corresponden a cada uno de los estados de las tareas: por hacer, en curso y terminada. Las tareas se escriben en una hoja o en un post-it, y se van ubicando en cada una de estas partes, a medida que su estado se actualiza.

kanban2go

 
kanban2go es una aplicación que permite la gestión de nuestras tareas utilizando tableros Kanban. Su concepto Web permite llevar estos tableros a cualquier parte y trabajar con ellos en cualquier momento. Basta con un simple navegador Web para acceder a kanban2go, ya sea a través de un ordenador, de una tablet o de un smartphone.


Gestión de Tableros

kanban2go permite trabajar con varios tableros, los cuales pueden definirse para varios contextos o para varios proyectos. Esta posibilidad nos permite tener un control más amplio de nuestras tareas, si es que trabajamos con varios proyectos a la vez, o gestionamos las tareas en distintos contextos, como la oficina, la casa o visitas a clientes.

kanban2go aporta algo más a la filosofía Kanban, añadiendo funcionalidades interesantes gracias a la tecnología. Por ejemplo, es posible hacer público o privado un tablero, compartirlo por correo electrónico o publicarlo en Twitter. 


Gestión de tareas


Las tareas se visualizan gráficamente como un post-it, y posee un modo de edición en el que aparecen opciones a modo de iconos:

Al modo edición se accede haciendo clic sobre el icono de flecha que aparece an la parte superior izquierda de la tarea, ampliando la tarea, mostrando toda la información y los iconos de edición. Las funcionalidades de la edición son las siguientes:
  •  Establecer fecha de compromiso (Due Date). Permite establecer la fecha y hora estimada de finalización de la tarea, que aparecerá en la parte superior de la tarea.
  • Transferir (Transfer): Mueve o copia la tarea a otro tablero. Para copiar la tarea, marcar la opción "Retain a copy in current board" (retener una copia en el tablero actual).
  • Archivar (Archivar): La tarea pasa a estado "Archivado", dejando de aparecer en el tablero. Para visualizar nuevamente las tareas archivadas hay que mostrar la vista de actividad (Activity View), en la cual es posible cambiar su estado nuevamente. Esta acción es útil para consulta.
  • Eliminar (Delete): Elimina la tarea de forma definitiva.
  • Etiquetas (Labels): En la parte inferior de la tarea, es posible especificar etiquetas separadas por comas, a fin de clasificar la tarea por cualquier concepto. Son muy útiles para filtrar en una búsqueda.
Una tarea comprometida, es decir, una tarea con fecha de finalización, se puede sincronizar con los calendarios de Google Calendar, iCal, Microsoft Outlook, iPhone, iPad, Android y Blackberry. Por otra parte, kanban2go también permite sincronizar una tarea en Evernote. De esta manera, si se modifica o se elimina la tarea desde kanban2go, se sincronizará automaticamente con Evernote.

El ciclo de una tarea comienza con la creación de la misma, la cual se situará en el estado "Por hacer" (ToDo). Para actualizar el estado de la tarea, basta con seleccionar la tarea y arrastrarla a cada parte (estado) del tablero Kanban: "En progreso" (In Progress) y "Terminada" (Done). Al pasar a de un estado a otro, la tarea cambia de color:
  • Naranja: Por hacer
  • Magenta: En Progreso
  • Verde: Terminada



Vistas


kanban2go posee dos vistas: Kanban (Kanban View) y Actividad (Activity View)

La vista Kanban es la vista por defecto, mostrando el tablero con las tareas correspondientes.

La vista Actividad muestra la típica lista "ToDo", incluyendo las tareas archivadas. Esta vista es menos vistosa que la vista Kanban, pero visualiza más tareas en forma de lista. En lugar de la cajita de marca de finalizado que suele aparecer a la izquierda de la tarea, se muestra el estado de la misma, permitiendo cambiar el estado de la tarea haciendo clic sobre el mismo.

Haciendo clic sobre la flecha que se muestra en la parte izquierda, junto al estado, se entra en modo edición, mostrando la información completa de la tarea y los iconos de edición.


Conclusiones


kanban2go es una herramienta idónea para la gestión de tareas a cualquier nivel, de forma ágil, sencilla y eficiente, aportando control e incrementando la produtividad. Su interfaz es muy intuitiva y sencilla. La exclusividad del idioma inglés no es un problema, pues son pocos los conceptos de este lenguaje a tener en cuenta, es muy natural y los iconos ayudan mucho. Está muy bien pensada y diseñada para perder el menor tiempo posible en averiguar las cosas, permitiendo enfocarnos directamente en el trabajo.

Resumiendo: kanban2go es extremadamente útil, pues permite organizarnos con eficacia y gestionar nuestras tareas de forma natural y práctica, sin complicarnos la vida. Su interfaz que es un alarde de usabilidad e intuición, y viene a demostrar que la productividad también se encuentra en las herramientas y en los detalles. Un complemento magnífico para "tener las cosas hechas" (Getting Things Done (GTD)).


Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de kanban2go
Blog Oficial | Blog Oficial de kanban2go
Artículo | Artículo "El arte de tener las cosas hechas"
FAQs | FAQs de kanban2go

miércoles, 22 de agosto de 2012

Organización personal con GTD y DoIt


DoIt (Házlo) es una herramienta en la nube, completamente concebida y diseñada para implementar GTD de forma sencilla y funcional, sin necesidad de adaptar nada. Está disponible como aplicación Web (accesible desde cualquier navegador en cualquier sistema operativo), o como aplicación para smartphones y tabletas de Apple o con Android.


Sistema de Organización GTD

Doit tiene predefinido el sistema de organización estándar de GTD.




El panel "Collect" (recopilar) incluye la bandeja de entrada ("Inbox").

El panel "Focus" (enfoque) contempla las listas "Algún día" ("Someday"), "Agenda" ("Scheduled"), "En espera" ("Waiting") y "Próximo" ("Next"). Adicionalmente, gracias a su gestión inteligente de calendario, posee las listas "Hoy" ("Today") y "Mañana" ("Tomorrow"), las cuales se actualizarán automáticamente desde el calendario, con las acciones correspondientes.

DoIt está más orientado a la gestión de tareas que a la información. Esto hace que las listas sean fijas e inamovibles, haciendo rígido el sistema de organización. La lista "Consulta" aquí no tendría cabida, pero se podría suplir de la siguiente manera:

  • Crear una nota (tarea sin fecha), con una referencia a la documentación, y depositarla en la lista "Algún día".
  • Gestionando la lista "Consulta" como un sistema de archivo independiente: un archivador, una carpeta, un disco duro, un pendrive, un espacio en la nube, otra aplicación, etc.

Clasificación

DoIt contempla la gestión de contextos en un panel exclusivo ("Context"):
  • Home (Casa)
  • Office (Oficina)
  • Errands (Recados)
  • Phone (Teléfono)
  • Computer (Ordenador)
Los contextos son editables y personalizables, pudiendo traducir el nombre de los contextos del inglés a cualquier otro idioma. También podemos crear nuestros propios contextos, o eliminar uno existente.

Asimismo, permite el uso y la gestión de etiquetas personalizables para crear nuestros criterios de clasificación. Las etiquetas son textos cortos, precedidos por un carácter especial (en DoIt es el carácter Ampersand (&)), y son utilizados en la edición de la tarea:
  • Urgencia:
    • muy_urgente
    • urgente
  • Esfuerzo/Concentración:
    • fisico_alto (esfuerzo físico alto)
    • fisico_medio
    • fisico_bajo
    • mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
    • mental_medio
    • mental_bajo
  • Otra posibles etiquetas:
    • idea
    • consulta


NOTAS:
1) No tiene sentido ni resulta útil utilizar etiquetas para la estimación de tiempo, dado el número posible de etiquetas que podrían surgir, las cuales permanecerían definidas para su uso, aunque deje de haber tareas que las utilicen. Una posible clasificación sin uso de etiquetas podría ser el escribir como texto, al final del título de la nota, la estimación de tiempo entre corchetes. Por ejemplo: [3d] (tres días), [2h] (2 horas) o [30m] (30 minutos).
2) DoIt posee un atributo de tarea específico para clasificar la prioridad, por lo que no es necesaria una etiqueta para este criterio.


Recopilación


Aunque es posible crear tareas en cualquier lista, es preferible no saltarse el primer principio de GTD: la recopilación. Por ello, crearemos siempre las tareas en la bandeja de entrada (Inbox). Para ello, se hace clic sobre esta lista, a fin de mostrar su contenido. A continuación, se hace clic sobre el icono "Create a task" (Crear una tarea), el cual se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla:
Aparecerá el formulario de datos de tarea:
Este formulario está compuesto de varios paneles o secciones, de arriba a abajo:
  • Título de la tarea
  • Descripción de la tarea
  • Calendario: 
    • all-day: Marca para todo el día (sin hora)
    • deadline: Define el día y la hora límite
  • Propiedades de la tarea:
    • Project (proyecto)
    • Context (contexto)
    • Priority (prioridad): None (ninguna), Low (baja), Medium (media) o high (alta)
    • Tags (etiquetas). Podemos crear nuestras propias etiquetas o seleccionar una existente.
  • Repeat (repetir). Permite que la tarea pueda repetirse automáticamente. 
    • Mode (modo). 
      • Daily (diariamente)
      • Weekly (semanalmente)
      • Weekday (día de la semana). Selección de los días de la semana.
      • Monthly (mensualmente)
      • Yearly (anualmente)
    • Frequency (frecuencia). Define cada cuantos n períodos se repite. Por ejemplo, cada 3 días, cada 2 semanas, etc.
    • Period (período). Permite definir hasta que fecha final se lleva a cabo la repetición.
  • Notificaciones. Permite definir las notificaciones de la tarea y tiempo de preámbulo del aviso (en minutos, horas o en la propia fecha).
    • Popup. Ventana flotante en el navegador.
    • Email. Mediante un correo electrónico.
  • Assign to (asignado a). DoIt permite crear un entorno colaborativo de personas, compartiendo tareas. Esta propiedad permite asignar la tarea a una o varias personas.
Para guardar la tarea, se hace clic sobre el botón "Save" (guardar).

A efectos prácticos, en la fase de recopilación asignaremos normalmente el título y, a veces (dependiendo de las necesidades), también una breve descripción y/o el contexto. El resto de propiedades y clasificaciones se detallarán en la fase de revisión.

DoIt posee un sistema de recopilación rápida que ahorra mucho tiempo. En la parte superior aparece una barra de introducción de datos, en la que podremos introducir directamente el título de la tarea (modo nota), y a continuación podremos especificar algunas propiedades de forma directa, utilizando un carácter especial, el cual mostrará la lista de propiedades disponibles, para su selección:
  • # (proyecto)
  • @ (contexto)
  • & (etiqueta)
  • ! (prioridad)
  • ^ (fecha de inicio)
Cuando se termina de introducir la nota, ésta aparecerá en la lista que hay debajo.Si la tarea posee propiedades de fecha y/o hora, será automáticamente movida a la agenda o a la lista "Hoy" o "Mañana" (si procede). Si se especificó un proyecto, DoIt mueve la tarea directamente al proyecto correspondiente.


Para que la recopilación sea aún más cómoda y rápida, podemos hablar al micrófono, y DoIt transferirá directamente nuestro diálogo a texto. Ello se consigue mediante el icono del micrófono que hay a la derecha de la barra de introducción de texto.




NOTA: Para editar una tarea, basta con hacer doble clic sobre la misma, o bien seleccionando la tarea (con un clic) y haciendo clic sobre el icono Editar (lápiz).


Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada tarea de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la tarea correspondiente y la movemos hacia la lista identificada (haciendo clic sobre la tarea (en la parte izquierda, sobre la barra de puntos), arrastrando la tarea y soltándola sobre la lista correspondiente), organizando así nuestro inventario de tareas.

El procesamiento concluirá con la bandeja de entrada vacía. La organización llevará las tareas procesadas a las libretas correspondientes. Cada lista mostrará el número total de tareas contenidas.

DoIt posee un sistema inteligente de organización que ahorra tiempo y evita errores de clasificación. Cuando una tarea posee ciertos atributos, tales como la fecha o el proyecto, automáticamente realiza el procesamiento y la organización, depositando la tarea en la lista correspondiente.


Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a la realidad y a las necesidades actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, actualizaremos la fecha y DoIt moverá la tarea automáticamente a la lista “Agenda”, gestionando automáticamente el calendario.

Si una acción ha sido ejecutada, podemos marcarla (casilla de verificación a la izquierda de la tarea) como completada. Con ello, se moverá automáticamente a la lista "Completed" ("Completada"). La lista de tareas completadas es un repositorio histórico. Si se desmarca una tarea completada, ésta retorna nuevamente a la lista en la que se encontraba cuando se marcó como completada.

Para eliminar una tarea, se ha de mover la tarea a la lista "Trash" ("Papelera"). Esta lista funciona de modo similar a la de "Completed", salvo que las tareas no se recuperan desmarcando, sino moviendo la tarea al lugar deseado. Para eliminar definitivamente las tareas de la papelera, se hace clic en el icono "Empty" ("Vaciar").

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta. 


Búsqueda de tareas

DoIt posee potentes filtros para encontrar tareas concretas:
  • Listas. Haciendo clic sobre una lista muestra únicamente las tareas de dicha lista.
  • Contextos. Haciendo clic sobre un contexto, filtra las tareas que se encuentren en dicho contexto.
  • Proyectos. Haciendo clic sobre un proyecto, mostrará las tareas de dicho contexto.
  • Completado. Haciendo clic sobre este filtro, mostrará únicamente las tareas completadas.
  • Papelera. Muestra las tareas que se han eliminado.
  • Group by (agrupado por). En una lista, puede crear grupos, reuniendo las tareas mediante:
    • Contexto
    • Fecha inicio
    • Fecha límite (deadline)
    • Prioridad
    • Proyecto
    • Completitud
  • Buscador. Filtra tareas que contengan cierto fragmento de texto. Incluye un buscador avanzado, que añade al buscador, más criterios, permitiendo ademar ordenador los resultados (por fecha inicio, fecha fin o prioridad). La combinación de criterios pueden guardarse como filtros personalizados que se pueden utilizar rápidamente. Los criterios de filtro que se pueden configurar son:
    • Status (estado)
    • Priority (prioridad)
    • Deadline (fecha límite)
    • Context (contexto)
    • Project (proyecto)
    • Tags (etiquetas)
    • From (desde (una determinada fecha))
    • To (hasta (una determinada fecha))
    • Group by (agrupado por: fecha inicio, fecha límite, prioridad, proyecto o contexto

Gestión de proyectos

DoIt permite, de forma natural, la gestión de proyectos. En la parte izquierda hay un panel dedicado exclusivamente a los proyectos.

Para crear un proyecto, hacer clic en el icono "+" en la parte inferior de la pantalla, y seleccionar "New Project..." (Nuevo Proyecto). Aparecerá el formulario de información del proyecto a crear.
Este formulario está compuesto de las siguiente secciones, de arriba a abajo:
  • Título del proyecto
  • Descripción del proyecto
  • Tipo de lista para albergar los proyectos:
    • Next (Próximo). Por defecto
    • Today (Hoy)
    • Tomorrow (Mañana)
    • Scheduled (Agenda)
    • Someday (Algún día)
  • Deadline (Fecha límite). Fecha objetivo o de finalización.
  • Context (Contexto)
También se puede crear un proyecto a partir de una tarea. Basta con seleccionar la tarea y hacer clic en el icono "Convert to Project" ("Convertir a Proyecto").

En el propio panel de proyectos podemos seleccionar el proyecto para visualizar las tareas que contiene.  A la derecha del título aparece un icono similar a un sol, con el que podremos editar las propiedades del proyecto o eliminar éste.


Conclusiones

DoIt es la herramienta perfecta para organizarse con GTD. Es sencilla, eficaz, funcional, práctica y automatiza muchas tareas, tales como la gestión del calendario junto con las listas "Agenda", "Hoy" y "Mañana", así como también el procesamiento y la organización automática de tareas con fecha (calendario) o asignadas a un proyecto.

Las posibilidades de configuración de las tareas es bastante amplia y la gestión de los proyectos es natural y cómoda.

¿Se puede pedir más? Bueno, sí: que esté disponible en varios idiomas, así como también la posibilidad de poder añadir y configurar listas, para personalizar el sistema de organización.


Fortalezas: 

  • Interfaz sencilla e intuitiva
  • Completamente concebido para GTD
  • Clasificación por listas de atención en el tiempo (Hoy, Mañana, Próximo, Agenda, Algún día, A la Espera), Contextos y Proyectos
  • Contextos y Proyectos personalizables
  • Definición de etiquetas por tarea
  • Definición de prioridad por tarea
  • Permite añadir diferentes comentarios a cada tarea
  • Posibilidad de definir Inicio y Fin de la tarea, en términos de fecha y hora
  • Definición de tareas repetitivas
  • Notificación de tareas a través de nuestra propia cuenta de correo
  • Sincronización de tareas agendadas en Google Calendar
  • Visualización de tareas por agrupación: Asignación, Contexto, Proyecto, Fecha de inicio, Fecha Fin, Prioridad
  • Buscador
  • Opciones de configuración y personalización
  • Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta
  • Está disponible para iPhone, iPad y Android
  • Versión Web para navegadores

Debilidades:
  • No está disponible en español
  • Las listas están limitadas a las estándar de GTD
  • No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
  • La interfaz no es personalizable

Enlaces


Página Oficial | Página Oficial de DoIt

Organización personal con GTD y Evernote

Evernote es, indudablemente, la herramienta de notas más popular y utilizada que existe en la actualidad. Permite trabajar cómodamente desde un ordenador o desde un dispositivo móvil, gracias a su filosofía web en nube. Pero lo más sorprendente es su especialidad: la recopilación.

Permite capturar todo tipo de notas, y en cualquier formato. Permite guardar las notas en formato de audio, capturar partes de una página web, tomar notas mediante garabatos y dibujos, mediante escritura a mano, transformar blogs y artículos de la web en textos, o transformar nuestras notas en material de estudio.Las notas son ricas en contenidos, pudiendo capturar imágenes, vídeos, audio, HTML, documentos, etc.

No es de extrañar que Evernote se haya convertido en una opción preferente a la hora de elegir una herramienta tecnológica para implementar GTD.


Sistema de Organización GTD

El mundo de Evernote es el de las notas. Por tanto nuestra estructura de organización GTD, basada en listas, se va a gestionar en un sistema de libretas de un único nivel para organizar las notas:

  • #INBOX
  • 00-HOY
  • 01-ALGUN DIA
  • 02-CONSULTA
  • 03-AGENDA
  • 04-EN ESPERA
  • 05-PROXIMO
  • 06-PROYECTOS
  • 07-COMPLETADO 
La libreta #INBOX se definirá como libreta principal. Esto se consigue editando sus propiedades.

NOTAS:
1) Evernote ordena alfabéticamente la lista de libretas. Preceder al nombre de la libreta de los carateres y números anteriormente propuestos, permite mantener ese orden y hace que sea más sencillo implementar GTD.
2) Evernote incluye una papelera, por lo que no es necesario definir una libreta de este tipo.


Clasificación

Evernote permite definir y gestionar fácil y cómodamente etiquetas para cada una de nuestras notas. Podemos definir las etiquetas sin necesidad de caracteres especiales.
  • Contexto:
    • oficina
    • casa
    • ordenador
    • telefono
    • email
    • recado
  • Urgencia:
    • muy_urgente
    • urgente
  • Prioridad:l
    • P1
    • P2
    • P3
  • Esfuerzo/Concentración:
    • fisico_alto (esfuerzo físico alto)
    • fisico_medio
    • fisico_bajo
    • mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
    • mental_medio
    • mental_bajo
  • Otra posibles etiquetas:
    • idea
    • consulta
NOTA: No tiene sentido ni resulta útil utilizar etiquetas de estimación de tiempo, dado el número posible de etiquetas que podrían surgir, las cuales permanecerían definidas para su uso, aunque deje de haber tareas que las utilicen. Una posible clasificación sin uso de etiquetas podría ser el escribir como texto, al final del título de la nota, la estimación de tiempo entre corchetes. Por ejemplo: [3d] (tres días), [2h] (2 horas) o [30m] (30 minutos).


Recopilación


Este es el punto fuerte de Evernote, permitiéndonos redactar notas extensas, aplicando formatos de texto, como si de un procesador de textos se tratara. Podemos seleccionar, copiar y pegar fragmentos de HTML, imágenes y adjuntar documentos de todo tipo. Podemos capturar una nota manuscrita, capturar una grabación de voz (audio notas) o capturar una fotografía con la cámara del smartphone o la webcam del ordenador. Por ejemplo, en una nota para proyectar un viaje a Egipto, se pueden adjuntar archivos PDF con los catálogos de ofertas de las agencias de viajes, imágenes escaneadas de las tarjetas de visitas de los comerciales, URLs a páginas de turismo, blogs, etc.

La recopilación se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada. 


Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada nota de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la nota correspondiente y la movemos hacia la libreta identificada (haciendo clic sobre la nota, arrastrando la nota y soltándola sobre la libreta correspondiente), organizando así nuestro inventario de notas.


Al tratarse de un gestor de notas, no posee las funcionalidades de un gestor de tareas, por lo que carece de la gestión de propia de calendarios. Ante esta situación, podemos gestionar este punto de dos maneras:

1) Tratando manualmente el concepto del tiempo en las notas, anteponiendo al título la fecha y hora (entre corchetes, por ejemplo) y organizándolas en la libreta "AGENDA". Diariamente, realizar una eficaz revisión de dicha libreta para planificar el día, llevando las notas a la libreta "HOY".

2) Gestionando las tareas planificadas en una aplicación de calendario. En la revisión diaria de este calendario, planificar el día creando las notas correspondientes en la libreta "HOY".


El procesamiento concluirá con la bandeja de entrada vacía. La organización llevará las notas procesadas a las libretas correspondientes. Cada libreta mostrará el número total de notas contenidas.


Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a la realidad y a las necesidades actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, actualizaremos la fecha y moveremos la nota a la lista “Agenda”

Si una acción ha sido ejecutada, podremos moverla a la papelera, antes de proceder a su eliminación. Una opción interesante sería crear una lista "Completado" e ir moviendo a dicha lista notas completadas que pudieran ser interesantes retener durante un tiempo, a modo de histórico, de consulta, de referencia o de justificación.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.


Búsqueda de notas

Evernote posee un potente buscador que filtra todas las notas que contengan en su contenido el texto especificado, pudiendo reducir el ámbito de búsqueda a una determinada libreta. Permite también añadir filtros: Contiene (imágenes, vídeo, texto encriptado, adjunto, audio, PDF o manuscrito), Origen (correo enviado a Evernote, página web, otra aplicación, Evernote Hello, móvil, Evernote Food), Tarea (terminada, incompleto), Creado (Desde/Antes de Hoy, Esta semana, Este mes, Este año, Ayer, Última semana, Último mes, Último año) o Modificado (Desde/Antes de Hoy, Esta semana, Este mes, Este año, Ayer, Última semana, Último mes, Último año).

También es posible buscar notas que contenga una determinada etiqueta. Para ello, se accede al panel izquierdo y, en la sección de Etiquetas, localizar la etiqueta y hacer clic sobre ella.


Gestión de Proyectos

La gestión de libretas de Evernote permite agregar libretas a una pila. Una pila es un conjunto de libretas. Visualmente se mostraría de forma similar a una libreta (pila) que contiene otras libretas en su interior.Esto nos permite organizar nuestros proyectos de forma eficiente y sencilla.

Para crear la pila "06-PROYECTOS":
  • Si se creó la libreta "06-PROYECTOS":
    • Mover sus notas a la papelera
    • Eliminar esta libreta
  • Crear una libreta con el nombre de un proyecto
  • Seleccionar la libreta del proyecto:
    • Hacer clic con el botón derecho del ratón, o hacer clic sobre el icono de despliegue, para mostrar el menú contextual
    • Seleccionar la opción "Agregar a la pila"
    • Seleccionar la subopción "Nueva pila..."
    • Asignar el nombre "06-PROYECTOS"
  • Acceder a la papelera y mover las notas al proyecto.
Para cada proyecto se crea una libreta, la cual se agregará a la pila "06-PROYECTOS". En el interior de la libreta se organizarán las notas correspondientes a dicho proyecto.


Conclusiones

Evernote es un gestor de notas completísimo y cuidado al máximo, para hacer de la recopilación una delicia. La organización por libretas se puede asimilar muy bien para organizar usando GTD. La gestión de etiquetas facilita mucho la clasificación de las cosas, al estilo GTD, incluyendo la gestión de proyectos.

Sin embargo, al no gestionar calendarios, la gestión y la organización de Agenda ha de hacerse manualmente o ayudándose de otra herramienta de calendario.


Fortalezas: 

  • Permite compartir libretas (listas) con ciertas personas o hacerlas públicas.
  • Edición de texto enriquecido.
  • Permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...
  • Clasificación por etiquetas.
  • Buscador con posibilidad de restringir a una determinada libreta.
  • Varias opciones de ordenación de las notas en la libreta.
  • Papelera
  • Plugins con funcionalidades complementarias y avanzadas para navegador: capturar Webs, fragmentos, dibujos y anotaciones, etc.
  • Campo comentario para la tarea.
  • Posibilidad de capturar tareas mediante una cuenta de correo de la herramienta
  • Varios idiomas, incluído el español.
  • Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
  • Versión Web para navegadores.

Debilidades:
  • Es un gestor de notas. Hay que adaptar su uso a GTD.
  • No tiene concepto de tareas. No es posible programar un calendario, conocer qué tareas hay hoy o esta semana.
  • La interfaz no es personalizable.

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Evernote

martes, 21 de agosto de 2012

Organización personal con GTD y Wunderlist


Wunderlist es un gestor de tareas bastante funcional y muy sencillo de utilizar, disponible en multitud de idiomas. Gracias a su concepto Web en nube lo hace muy atractivo para llevarlo el smartphone o utilizarlo desde cualquier ordenador a través de un navegador web.

Wunderlist no está concebido (actualmente) para GTD, pero con algunos ajustes, podremos sacar partido de los dos conceptos, unificando método y herramienta.


Sistema de organización GTD


Por defecto, Wunderlist tiene definida únicamente la bandeja de entrada (inbox) para recopilar y almacenar nuestras cosas (tareas). Sin embargo, Wunderlist permite definir listas de un único nivel para clasificar dichas cosas, creando así la estructura mediante la cual nos organizaremos usando GTD:
  • Algún día
  • Consulta
  • Agenda
  • En espera
  • Próximo
  • Proyectos
  • Papelera

Clasificación


Tenemos una noticia buena y otra mala.

La mala noticia es que Wunderlist no posee ningún sistema de clasificación de las cosas que vamos recopilando y organizando. No posee un sistema de gestión de etiquetas.

La buena noticia es que posee un buscador sencillo y eficiente en la parte superior izquierda (justo encima del panel de listas), por lo que podemos añadir fragmentos de texto a nuestras notas, a modo de etiquetas no funcionales, supliendo con este buscador el filtrado de las notas por contexto, prioridad, etc.
Estas etiquetas son textos breves precedidos de un carácter especial, normalmente el carácter numeral (#):
  • Contexto:
    • #oficina
    • #casa
    • #ordenador
    • #telefono
    • #email
    • #recado
  • Urgencia:
    • #muy_urgente
    • #urgente
  • Prioridad:
    • #P1
    • #P2
    • #P3
  • Estimación de tiempo:
    • #3d (3 días)
    • #2h (2 horas)
    • #30m (30 minutos)
  • Esfuerzo/Concentración:
    • #fisico_alto (esfuerzo físico alto)
    • #fisico_medio
    • #fisico_bajo
    • #mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
    • #mental_medio
    • #mental_bajo
  • Otra posibles etiquetas:
    • #idea
    • #consulta
Lo anterior es una propuesta de clasificación sencilla, pero podemos definir nuestro propio sistema de etiquetas mediante diferentes caracteres especiales, por ejemplo:

  • #oficina (contexto)
  • @viaje_londres (proyecto)
  • !alta (prioridad/urgencia)
  • ?f_alto (estimación esfuerzo físico/mental)
  • $3d (estimación tiempo)
Las etiquetas de clasificación se añadirían al final del texto de la nota, a fin de tener legibilidad y poder leer de un vistazo la propia nota.


Wunderlist incluye una propiedad visual en la propia nota, que resalta mediante una estrella si dicha nota es o no importante. Por otra parte, al mostrar una lista de notas, aquellas que están marcadas como importantes, se mostrarán al principio, mostrando las no importantes (no marcadas) a continuación.




Recopilación

La recopilación se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada. Para ello, hacer clic sobre la lista Inbox para su apertura y mostrar las cosas actualmente recopiladas. En la parte superior aparece una barra que invita a introducir una nota, mediante el texto "Añade aquí tu tarea". Al hacer clic sobre esta barra se puede introducir el texto correspondiente a nuestra nota o tarea. Una vez terminado, se pulsa Enter. La nueva tarea aparecerá debajo, y en el panel de listas, en el Inbox, aparecerá el número total de tareas.
Cada tarea ocupará una línea en el listado. En la parte izquierda aparece una casilla de verificación para marcar/desmarcar la tarea como completada. También aparecerá la estrella para marcar o desmarcar la tarea como importante.

En la parte derecha aparecerá un icono de un reloj para poder asignar una fecha y planificar así la tarea. Junto a este icono aparece el icono de una hoja en blanco, el cual nos permitirá introducir información extendida a la nota o tarea.

El último icono de la derecha representa una cruz o aspa, con el que podremos eliminar definitivamente la tarea.

NOTA: Antes de eliminar definitivamente una tarea, siempre es recomendable crear una lista llamada "Papelera", y mover a ésta la tarea durante un tiempo. En las revisiones, podremos decidir, de forma concisa y definitiva, si la tarea termina eliminándose.

Procesamiento y Organización

Mediante el procesamiento tomamos cada tarea de la bandeja de entrada, la analizamos y decidimos qué hacer con ella. Con esta decisión, seleccionamos la tarea correspondiente y la movemos hacia la lista identificada (haciendo clic sobre la tarea, arrastrando la tarea y soltándola sobre la lista correspondiente), organizando así nuestro inventario de tareas.

El resultado final será una bandeja de entrada vacía, y las listas albergarán las tareas procesadas, mostrando el número de tareas contenidas.

Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a las necesidades y a la realidad actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, moveremos la tarea a la lista “Agenda”

Si la acción requiere de más información que la recopilada, se puede añadir una nota con la información extendida.

Si una acción ha sido ejecutada, podremos eliminarla o bien completarla. Una tarea completada no aparece en la vista de tareas vigentes, pero sí se puede visualizar si mediante la vista correspondiente.Una opción interesante sería crear una lista "Completado" e ir moviendo a dicha lista tareas completadas que pudiera ser interesante retener durante un tiempo, a modo de histórico, de consulta, de referencia o de justificación. Otra opción interesante sería tener una lista "Papelera" e ir moviendo a dicha lista las tareas completadas o innecesarias, pero que, antes de eliminar, preferimos revisar con más calma.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.

Vistas

Las vistas son una funcionalidad muy potente de Wunderlist, las cuales permiten filtrar y visualizar cierto tipo de tareas. Las vistas son accesibles en la parte inferior de la pantalla, y están agrupadas en dos categorías: por estado y por planificación.
  • Vista de tareas por estado:
    • Todas (sin estado)
    • Importantes (marca de importancia)
    • Completadas (marca de completada)
  • Vista de tareas por planificación:
    • Hoy
    • Mañana
    • Siguientes siete días
    • Más tarde
    • Sin fecha

Gestión de Proyectos

Como se comentó anteriormente, Wunderlist es un gestor de tareas y no contempla funcionalidades específicas de GTD, por lo que hay que adaptar el método a la herramienta.

Para la gestión de proyectos, hay dos posibilidades:
1) Crear una lista por proyecto. Si gestionamos muchos proyectos a la vez, y planificamos muchos proyectos futuros, esto puede volverse algo caótico.
2) Tener una única lista "Proyecto", y crear una tarea por proyecto, en la cual se definen, se anota y se gestionan referencias a las tareas del mismo mediante la funcionalidad de nota o comentario. Cada anotación se traduce en una tarea física, con una etiqueta referenciando al proyecto, y que se gestiona independientemente del proyecto. Este proceso es muy manual, y hay que estar constantemente actualizando en las notas y etiquetando las tareas.


Conclusiones

Wunderlist es una excelente herramienta de gestión de tareas, que destaca por su sencillez y su funcionalidad. Adaptar el uso de esta herramienta para implementar GTD no es complicado, aunque el poder disponer de un auténtico gestor de etiquetas podría mejorar mucho la clasificación de las tareas. Asimismo, la gestión de tareas puede llegar a ser ardua. Al menos, si las listas permitieran dos o tres niveles para subclasificar proyectos, la gestión de proyectos mejoraría notablemente.

Fortalezas: 

  • Muy fácil e intuitiva, idónea para empezar.
  • Permite la colaboración de listas y notas entre varias personas.
  • Interfaz personalizable (fondos, disposición...)
  • Buscador de tareas.
  • Programación de tareas mediante un calendario.
  • Visualización mediante vistas: todas, importantes, completadas, hoy, mañana, 7 siguientes días, más tarde y sin fecha.
  • Aviso de tareas atrasadas.
  • Campo comentario para la tarea.
  • Varios idiomas, incluído el español.
  • Está disponible para Mac, Windows, iPhone, iPad, Android y Blackberry. 
  • Versión Web para navegadores.

Debilidades:
  • No dispone de gestor de etiquetas
  • No dispone de gestor de proyectos
  • Sólo dispone de un nivel de listas. Disponer de al menos dos niveles, mejoraría notablemente las posibilidades de clasificación y subclasificación.
  • Es un gestor genérico de notas y tareas. Hay que adaptar su uso a GTD.
  • No permite capturar y adjuntar URLs, documentos, imágenes, vídeos, notas de voz, ubicaciones (geolocalización por el GPS del teléfono)...


Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Wunderlist

viernes, 17 de agosto de 2012

Organización personal con GTD y Workflowy

Workflowy es una pequeña y utilísima maravilla, que permite realizar infinidad de cosas con muy pocos conceptos y, lo mejor de todo, de manera muy sencilla. Su concepto original es la organización de ideas, de forma similar a un mapa mental, pero en lugar de una herramienta gráfica con líneas y globos, utiliza el conocidísimo sistema de viñetas, que organiza las notas por agrupaciones, niveles o indentaciones, según la profundidad de cada concepto, desde el más genérico (primer nivel) hasta el más detallado (último nivel).

La navegación a través de cada nivel es muy sencilla e intuitiva, ya que Workflowy pone foco a partir del nivel que deseemos hacia abajo, abstrayéndonos por completo del resto. En la parte superior muestra, en una simple línea, la navegación hacia el nivel superior.


Workflowy nos puede servir para implementar nuetra organización personal basada en GTD, de una manera básica y muy sencilla, aunque sin grandes ambiciones.


Organización GTD en Workflowy

Para llevar a cabo nuestra organización GTD usando Workflowy, definiremos, en el primer nivel, la bandeja de entrada (inbox) y las listas.
  • Inbox
  • Algún día
  • Consulta
  • En espera
  • Próximo
  • Hoy
  • Agenda
  • Proyectos
  • Completado
Si en alguna lista es necesario un nodo más que agrupe más elementos tales como ideas o acciones (en el caso de los proyectos), se define dicho nodo en el segundo nivel.


El poder de las etiquetas

Workflowy permite añadir etiquetas al texto del nodo, las cuales facilitan la búsqueda mediante algún criterio, tal como el contexto, la prioridad, la urgencia, etc. Una etiqueta es un texto identificativo, precedido por el carácter numeral o "almohadilla" (#). Cuando se utiliza una etiqueta, ésta queda atenuada en color gris y tiene la característica de un hiperenlace hacia la búsqueda. Cuando se pasa el ratón sobre una etiqueta, el cursor cambia a una mano con el dedo índice estirado (invita a hacer clic). Cuando se hace clic sobre la etiqueta, ésta se introduce automáticamente como literal en el buscador, y lanza el buscador, filtrando sólo aquellas notas con dicha etiqueta.
Se puede utilizar cualquier etiqueta que creamos conveniente, según el uso que hagamos de ella. He aquí una lista de etiquetas recomendadas para el uso cotidiando de GTD:
  • Contexto:
    • #oficina
    • #casa
    • #ordenador
    • #telefono
    • #email
    • #recado
  • Urgencia:
    • #muy_urgente
    • #urgente
  • Importancia:
    • #imp_alta
    • #imp_media
    • #imp_baja
  • Prioridad:
    • #P1
    • #P2
    • #P3
  • Estimación de tiempo:
    • #3d (3 días)
    • #2h (2 horas)
    • #30m (30 minutos)
  • Esfuerzo/Concentración:
    • #fisico_alto (esfuerzo físico alto)
    • #fisico_medio 
    • #fisico_bajo
    • #mental_alto (esfuerzo mental (concentración) alto)
    • #mental_medio
    • #mental_bajo
  • Otras posibles etiquetas:
    • #idea
    • #consulta
    • #hoy
    • #mañana

Recopilación

La recopilación de cosas se realizará exclusivamente en la bandeja de entrada (inbox). Para ello, se hará zoom sobre el nodo "Inbox" para ir añadiendo cosas según surjan.

Para hacer zoom sobre el nodo, situarse sobre el bullet (círculo de la viñeta) que hay a la izquierda, apareciendo un menú contextual. Hacer clic sobre el bullet para hacer zoom sobre el nodo. Otra manera de hacer zoom es situarse con las teclas de los cursores sobre el nodo, y pulsar las teclas Alt + cursor derecha para hacer zoom.


En la fase de recopilación, usualmente no suelen etiquetarse las notas, ya que la recopilación consiste en capturar ideas, recados, cosas en general para atenderlas después. La recopilación ha de hacerse de la forma más rápida posible, a fin de que no interfiera en lo que estamos haciendo actualmente. A veces, introduzco una etiqueta rápida que no me lleve más que un par de segundos, para indicar que se trata de una idea o del contexto en el que se aplica la anotación. Más adelante, en la revisión, analizaré más en detalle y con mayor precisión qué etiquetas poner en la anotación.

Nota: Para deshacer el zoom de un nodo, basta con navegar al nivel superior en la parte superior, o situarse sobre el nodo concreto pulsando las teclas Alt + cursor izquierda.


Procesamiento

El procesamiento consistirá en ir moviendo cada una de las anotaciones recopiladas en el inbox, a la lista correspondiente.

Hay dos maneras de mover un nodo completo a otro lugar:

1) Situando el cursor del ratón sobre el nodo concreto. El nodo quedará resaltado, y en la parte derecha aparecerá una cruz de flechas. Situarse sobre dicha cruz, hacer clic y arrastrar el nodo hasta su nueva ubicación.
 2) Situarse con los cursores del teclado sobre el nodo concreto. Pulsar Alt + Shift + teclas de cursor para ir moviendo el nodo hasta su nueva ubicación.

El procesamiento concluirá con el nodo "Inbox" vacío, y con todas las anotaciones recopiladas en la lista correspondiente.



Revisión

La revisión verifica todos los elementos de las diferentes listas, a fin ajustar sus propiedades (contexto, estimaciones, prioridad, fecha, etc.) a las necesidades y a la realidad actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de las propiedades/etiquetas y/o el movimiento de los elementos a otras listas, según proceda.

 Si al revisar una acción, conocemos en qué fecha se debe realizar, situaremos la fecha al principio de la anotación y moveremos el nodo a la lista "Agenda"

Si al revisar la agenda, identificamos una acción que ha de realizarse hoy o mañana, moveremos la acción a la lista correspondiente.

Si la acción requiere de más información que la recopilada, se puede añadir una nota con la información extendida. Para ello, situarse sobre la anotación y pulsar las teclas Shift + Enter.

Si una acción ha sido ejecutada, podremos eliminarla mediante el menú contextual del bullet, opción "Delete". También se puede marcar como completada, mediante la opción "Complete" el menú contextual del bullet. La acción marcada como completada no se visualizará, a no ser que se seleccione la opción "Completed: Visible/Hidden", en la parte superior derecha de la pantalla. En tal caso, la acción aparecerá en el lugar original dentro del árbol, pero tachado. Particularmente, prefiero eliminar la tarea definitivamente, o  bien mover ésta a la lista "Completado" pero sin marcar como completada, a fin de conservarla durante un tiempo, a modo de consulta.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información de nuestro inventario, preparar las acciones a ejecutar próximamente y hacer limpieza del inventario, exponiendo y organizando la información útil, y desechando la información que ya no sirve o que quedó obsoleta.


Conclusiones

Workfly es una herramienta muy sencilla, útil y poderosa. Como organizador de ideas es excelente, y como herramienta GTD es minimalista, versátil y cumple con su objetivo.

A favor

  • Sencilla y amigable
  • Aplicación Web, en la nube. Se puede ejecutar en múltiples plataformas.
  • Usabilidad por ratón y teclado
  • Opciones Deshacer/Repetir múltiples
  • Buscador potente
  • Autocompletado de etiquetas
  • Posibilidad de compartir nodos completos por email
  • Se pueden exportar nodos completos en texto plano o formateados (copiando al portapapeles)
  • Se pueden duplicar nodos completos.
  • Tutoriales mediante vídeo y demostraciones
  • Diariamente se recibe un correo sobre los cambios realizados, y el estado actual.

A mejorar

  • Solamente está disponible en idioma inglés. 
  • Sólo permite una nota por nodo.
  • No App para teléfono móvil. Hay que usar el navegador del smartphone o de la tableta.
  • Versión gratuita está bastante limitada:
    • Un único tema
    • Dos únicas tipografías (Serif y San Serif)
    • Hasta quinientos items al mes
  • GTD es adaptado y asistido por el usuario. Workflowy actúa como herramienta de organización de información, y el usuario adapta los conceptos de GTD al uso de la herramienta.
  • No existe una agenda. Ha de crearse una manualmente o utilizar una herramienta independiente.
  • Los items son meramente textos planos. No permite texto enriquecido o adjuntar documentos (imágenes, páginas web, documentos office...)

Enlaces

Página Oficial | Página Oficial de Workflowy